Мой путь к управлению временем - продолжение

[Alexxa]

Мои первые шаги с LeaderTask.

Если оставить за кадром период "созревания" мысли о том, что Тайм-менеджмент необходим для успешной деятельности , и сразу перейти к моменту поиска лучшего органайзера, то...

Спустя некоторое время я осознал, что "линейный" ТМ - крайне малоэффективный подход (хотя он намного лучше, чем вообще отсутствие управлением временем). Появилась необходимость в использовании кайросов (или контекстов, кому как привычнее).

Изначально я искал органайзер с кайросами мест или кайросами категорий-дел.
- я веду несколько бизнесов одновременно и вынужден находиться в различных местах в теч. дня.

Поиски по интернету дали сначала 1 продукт, LifeBalance, который не устраивал меня тем, что кайросами и системой интеллектуального планирования функционал программы фактически ограничивался. Не было развитой системы контактов, к которой я успел привыкнуть в Alive и которую встречал в Win Organizer . Так же недоставало и красивого интерфейса, которым привлекал PimOne.

Следующим органайзер, который со временем нашелся в инете - это MLO. Фактически клон LifeBalance, но, как показалось, его разработчик(-и) сделал(-и) больший упор на развитие PC версии органайзера, но на тот момент все равно это было недостаточно качественно реализовано. Недостатки - аналогичные LifeBalance.

Когда наконец-то по очередной ссылке в интернете нашелся LeaderTask, то ...

1) Потребовалось основательное время, чтобы разобраться с интерфейсом и методами работы программы. Так же столкнулся с проблемой новичка "а куда делось мое дело?", которая заключается в излишней фильтрации списка дел, неочевидной на первый взгляд (глаза просто разбегаются среди множества мелких объектов на экране, и заметить включенный фильтр новичку очень сложно... особенно, если он еще не разобрался что это такое).

Потребовалось порядка 1,5 недель, чтобы понять, что в LeaderTask я могу реализовать удобную для меня систему ТМ. Она заключается в следующем:

Идеология такова, что каждое дело имеет свое начало во времени, и не имеет времени конца. Если дело выполненно - то оно удаляется. Если невыполненно, то оно либо выполняется либо его выполнение откладывается на более поздний период (пример "заплатить налоги" - не может иметь даты окончания, т.к. после определенной даты налоги мне все равно надо будет заплатить не смотря ни на что).

Нужны периодические дела.

Нужно разделение дел по видам бизнеса, местам, людям.

Нужен удобный менеджер контактов и записная книжка.

Все это удалось реализовать следующим образом:

1) Настроить временные периоды, так чтобы отображались все дела с датой начала ранее + сегодняшний день.

2) Фильтрация по контактам оказалась лишней - т.к. все дела в итоге имели контакт "я", а множественного выбора в старой версии не было. В итоге происходила ненужная мне "перефильтрация", когда из списка важных дел исчезали дела, привязанные к другому контакту.

3) То, что называется "проекты" мне удалось приспособить под категории бизнесов, а категории - под кайросы места.

Система работала отлично до того момента, как я обратил внимание, что категория "в офисе" просматривалась чаще, чем "в разъездах". Хотя и в последней были очень важные дела, которые оказывались пропущенными.

Для решения этой проблемы прилось воспользоваться интеллект-картами и организация дел изменилась. Причем, как показывают результаты, в лучшую сторону.

1) Проекты так же исполняют роль "вид бизнеса".
2) Временные параметры - не изменились.
3) Контакты - методы не изменились. Использую так же как записную книжку, воспринимая возможность фильтрации по ним как приятную фичу программы, которая идеологически должна быть, не более того.
4) А вот категории и кайросы мест пришлось расположить следующим образом:

Категории разделяются на:
"Срочно делать"
"Текущие дела" - редко открываются, служат "копилкой" дел, когда дела из первой категории на сегодня закончились, а время еще есть.
"Идеи" - здесь в основном хранятся заметки с идеям по конкретному бизнесу.
"Справка" - а здесь информация, которая необходима в текущий момент по конкретному бизнесу.

Особый пункт "Срочно делать". Здесь как-то надо было увязать наиболее критичные дела, дела по кайросам места. Вот здесь то на помощь и пришли "приоритеты" (понимаю, что это идеологически не правильно, но в моем случае этот момент не имеет значения, когда система ТМ работает).

Теперь в "Срочно делать" находятся все дела, обязательные к выполнению сегодня. Цветом выделены как самые срочнейшие дела и дела в группе "в разъездах", что оказывается весьма удобным при планировании дел еще утром в домашней обстановке.

Система ТМ заточенная под мои нужды - работает в моем случае безупречно, но есть главный камень преткновения, из-за которого когда-то пришлось переделывать первую систему ТМ, и который немного смущает сейчас:

Если посмотреть на программу "с высоты", то фактически LeaderTask осуществляет фильтрацию дел по различным свойствам из всей базы и выводит результат. Почему этих свойств только 4, и, самое главное, почему 2-е из них (проекты и категории) они называются именно так? Почему 5-ая категория такая "недоделанная" - я имею в виду отсутствие возможности фильтровать по приоритетам?

Несоответствие названий свойств их функционалу оставляет какое-то смутное чувство "неправильности" использования программы не смотря на всю работоспособность моей системы ТМ.

[ptah]

Я бы добавил в ЛТ немного гибкости. А именно:
есть пункты: проекты и категории.
Я бы добавил возможность создания новых иерархических пунктов. И в свойствах задания, соответсвенно вывод возможности заполнения всех созданных пунктов.
Это помогло бы настраивать ЛТ четко под себя.
Надеюсь, смог понятно выразиться.

[Doskin]

Нет, не понятно.

[ptah]

Есть пункты в ЛТ: проекты, категории, периоды.
Эти же пункты есть при заполнении свойств задания. А после можно сортировать задания по этим пунктам. Одни пункты простые (как "проекты"), другие иерархичны, как "категории".
Я предлагаю добавить возможность самому пользователю создавать любое количество таких пунктов и самому задавать возможность их заполнения, иерархичность и т.д.
Теперь удалось понятнее?

[Alexxa]

возможность самому пользователю создавать любое количество таких пунктов и самому задавать возможность их заполнения, иерархичность и т.д.

ваше предложение реализовано с версии 5.6. в билде 5.8 был убран удобный интерфейс для этих функций, и остается предположить, что это сделано потому, что в ближейшее время будет реализована более удобная работа.
но само предложение уже неактуально, сорри 

[1_76]

... в билде 5.8 был убран удобный интерфейс для этих функций, и остается предположить, что это сделано потому, что в ближейшее время будет реализована более удобная работа.

да, простят меня коллеги, но я пока пользуюсь версией 5.76...

[MinistrBob]

возможность самому пользователю создавать любое количество таких пунктов и самому задавать возможность их заполнения, иерархичность и т.д.

ваше предложение реализовано с версии 5.6. в билде 5.8 был убран удобный интерфейс для этих функций, и остается предположить, что это сделано потому, что в ближейшее время будет реализована более удобная работа.
но само предложение уже неактуально, сорри 

Не совсем реализовано в том виде как этого хочет ptah, иерархичность - да , а вот "возможность самому пользователю создавать любое количество таких пунктов" - такого нет (их 4шт, пятый приоритеты). Другой вопрос, а нужно ли это? Разве "Категорий" и "Проектов" недостаточно?

[bad1dab]

Есть пункты в ЛТ: проекты, категории, периоды.
Эти же пункты есть при заполнении свойств задания. А после можно сортировать задания по этим пунктам. Одни пункты простые (как "проекты"), другие иерархичны, как "категории"...

"Проекты" тоже могут иметь иерархию (древовидность). Я этим постоянно пользуюсь. У меня есть группы проектов "Служебные", "Личные" и "Архив". А внутри них я создаю столько проектов, сколько мне надо. Можно и подпроекты создавать, и подподпроекты. Я думаю, для любой системы ТМ этого достаточно. С получением возможности множественного выбора Проектов, Категорий и Контактов система стала достаточно гибкой для любой модели деятельности.

[Alexxa]

Продолжение системы + доработки здесь: http://www.timedriver.ru/index.php/topic,4102.msg30668.html#msg30668
Скачать аудио аннотацию: http://depositfiles.com/ru/files/lbxdylhs1

срок = время, когда мне надо начать заниматься задачей. Даты начала/завершения не использую. Все "просроченные задачи" переношу на след. день и выставляю время 0:00-0:59 (потому что задачи удобно распологаются вверху экрана в календаре, а так же потому, что легко проставить эту дату. Всего 2 клика: "целый день" и "увеличить количество часов в сроке завершения").

Затем начиная день, например в офисе, я открываю список Todo + календарь на день. В списке читаю содаржение задачи, и мышкой перекидываю на наиболее удобно время. Итак планирую расписание на день.

Матрицу Эйзенхаура не использую. Не смог. Все задачи я автоматически проставлял "срочными и важным" а мириться с наличием "несрочных и неважных" задач у себя в списке - не смог (не вносить их в список было жаль ).

В итоге у меня осталось из этой системы список первоочередных дел и в нем используется приоритет для привлечения внимания к самым важным пунктам.

Апгрейд системы: привычные названия категорий "замылили глаз". Переименовал "первоочередные" в "срочно делать", "позже" в "было бы неплохо".

Сегодня перерисовал свою жизнь в Интеллект-картах. Помогло распутать клубок мыслей и целей, накопившихся за год и скорректировать приоритеты. Добавил в систему 2 избранных фильтра:

1) "РАБОТА Делегированные" расположил вверху библиотеки фильтров, чтобы по привычке щелкать в первый пункт меню и планировать делегированные дела.
2) "ИНТЕРНЕТБИЗНЕСЫ Делегированное" расположил на предпоследнем месте в списке. Часть дел из "срочно делать" перенес в "позже" или убрал сроки, не меняя категории.

Зачем?

1) Чем больше дел делается руками других людей в еденицу времени, тем выше личная эфективность! Как правило задачи назначаются с конкретным сроком, а значит и легко контроллировать сотрудников.
2) Надоела кучка дел, которая зависила от одного внешнего условия и каждые сутки сваливалась в "просроченные". Все-таки она меня "тяготила", несмотря на все мои попытки вместить дела из TODO в Календарь, я переоценивал свои силы.

Таким образом, в п.2 я реализовал искуственно "последовательно-условные" задачи. Выполнение этих задач зависит от наступления внешнего условия, но в "просроченные" они не попадают (около 40-70шт. каждый день). Переносится всего 1 Дело с наименованием типа: "проверить, наступило ли условие, и если да, то снять сроки и просмотреть все дерево проекта на предмет задач с отсутствующим сроком".

[Alexxa]

Краткий анонс: Скоро буду менять систему ТМ и снова на принципиально новый уровень...

Оффтоп: кто-то замечал такое явление: считаешь себя самым умным, образованным, подкованным (ну может не самым, но кажется что уже достиг своего уровня и вряд ли что-то новое узнаешь), а затем проходит год - вспоминаешь себя тогдашнего и думаешь: какой же глупый, наивный был тогда? Вот бы сейчас весь нынешний опыт перенести туда, то сейчас бы был просто олигархом и властелином вселенной...

К чему это я? Через 2,5 года буду менять систему которая когда-то казалась мне идеальной и исключала доработки (впрочем она уже непростая, и достаточно эффективная). Направление для размышлений: как правильно приоретизировать дела. Все остальные факторы сбалансированны.

Что-то похожее я встречал у Хаббарда в отношении бизнеса, но мне нужно конкретизировать систему для человека и нескольких бизнесов а так же других сфер жизни.

Гениальная схема для 1 бизнеса в переводе со специфических терминов звучит так:

1. Макс. приоритет: делать то, что рекламирует бизнес и привлекает новых клиентов.
2. Затем: работа с уже обратившимися клиентами.
3. После: отправить необходимые отчеты/ответы сотрудникам.
4. Мин. приоритет: проверка запросов от других сотрудников.

Источник: http://subscribe.ru/archive/economics.school.topmanager/200802/08110833.html

[a_d]

Что-то похожее я встречал у Хаббарда в отношении бизнеса, но мне нужно конкретизировать систему для человека и нескольких бизнесов а так же других сфер жизни.

Гениальная схема для 1 бизнеса в переводе со специфических терминов звучит так:

1. Макс. приоритет: делать то, что рекламирует бизнес и привлекает новых клиентов.
2. Затем: работа с уже обратившимися клиентами.
3. После: отправить необходимые отчеты/ответы сотрудникам.
4. Мин. приоритет: проверка запросов от других сотрудников.

Для бизнеса, связанного с продажами - хорошо сформулировано.
Для других - спорно.

[Alexxa]

Поэтому именно сейчас обдумываю. Нашел ряд противоречий, которым ищу простое и подходящее решение.

Я хочу сделать комбинации фильтров как замену приоритетам. И использовать сначала приоритет 1, раскидать дела по временной сетке, затем понизить приоритет. Взять приоритет 2, состоящий из приоритета 1, включающий новые дела менее важные и снова раскидать появившиеся дела по графику дня и т.д.

Назревают такие категории:

1) Жесткое время.
2) Запустить (автоматический процесс с участием компьютера или делегировать дело исполнителю).
3) Проверить результаты исполнителей
4) Действовать лично
5) Обдумать
6) Мелкие несрочные дела (для забивки свободного времени).
7) In (входящие для новых идей).
Идеи на перспективу
9) Справка.

Приоритет 1, включает 1-ую категорию. Приоритет 2: 1-ую и 2-ую (чтобы дела, которые можно делегировать не планировать на время, которое уже занято). Приоритет 3: 1,2+3 категория.

И вот тут встает 1-ая оказия-противоречие:

1) По логике Хаббарда, входящая информация от других сотрудников имеет мин. приоритет... Но для менеджера - это неправильно! Как заметил Василий Кислый: эффективность руководителя зависит от количества дел, которых он может делать руками других.

Оказия-2:

2) Поступающие ответы по делегированным задачам могут содержать неполную информацию и требуется время на ее обработку. С одной стороны такие дела можно было бы кидать в in, но мне кажется это не совсем логичным - ведь на их обдумывание требуется меньше времени, но... Дублирование 5 и 7 мне кажется избыточным, и где-то должно быть простое решение...

Пока склоняюсь все скидывать в "in"...

3) Оказия 3... Мнимая: есть сильное подозрение, что на обслуживание такой системы будет уходить больше времени, чем экономится...

4) Оказия 4: В "проверить результат" очень хочется сложить дела по проверке результатов, например, организованных мной рекламных компаний, но это не совсем правильно. По идее эта категория предназначается для приема ответов по делегированным делам.

Оказии 3,4 выявлены во время написания поста. Есть ли идеи по поводу решения этих проблем?

p.s. да и слово "запустить" может иметь совсем противоположный смысл

p.s.s. Вспомнил Кислого: "Но помни. Этот бункер придется ежедневно очищать до нуля (до черточек). Да! Ты понял правильно, Эйнштейн! Кроме черточек там не должно остаться ни одного твоего маразматического шедевра. Каждый день! Как почистить зубы! Это часть ежедневного РЕГЛАМЕНТА..."

[Alexxa]

В процессе обновления подумал, что можно было бы обойтись без иерархии вложенных приоритетов, если проставить в настройках галочку "календарь не зависит от фильтра", но, без реализации этого пожелания, работать сложно: половина экрана планнера будет постоянна занята делами из других категорий.

[a_d]

Alexxa, заявленные Вами "оказии" мне знакомы. И также борюсь с ними.

Как заметил Василий Кислый: эффективность руководителя зависит от количества дел, которых он может делать руками других.

И не только Кислый - это Управление  для любого руководителя от бригадира до самого верха.

Пока не нашел для себя оптимальной стратегии, но в любом случае делегирование задач в ЛТ решено пока слабо.
Использую, как и Вы, комбинацию категорий и приоритетов для делегированных задач. Получается плохо. А это - большинство задач.

Вспоминаю предложение Alderman'a о "тактической революции". "Дублирование" приоритетов, может быть, поможет совместить иерархическое и сетевое представление делегированных задач. Это даст "дополнительное измерение".

И проверка результата должна быть различна для делегированных задач и задач "себе".

Пункты 5 и 7 (по-моему) зависят от количества задач в них. У меня один проект вынудил создать отдельные категории типа "Входящие", "Обдумать", "Вопрос", ... именно для конкретного проекта.

Добивался добавления колонки "Исполнитель". Обещали - пока не реализовано.
Вообще, реализация в ЛТ делегированных задач не обсуждалась. А, если обсуждалась, то - для сетевой версии.
А было бы неплохо пойти в эту сторону. Не только для бизнеса. Для дома - контроль за порученными заданиями тоже нужен.

[Alexxa]

2 головы лучше, чем одна. Обещаю решение выложить здесь, если оно созреет раньше, чем Вы разберетесь с этой проблемой.

Пока не нашел для себя оптимальной стратегии, но в любом случае делегирование задач в ЛТ решено пока слабо.
Использую, как и Вы, комбинацию категорий и приоритетов для делегированных задач. Получается плохо. А это - большинство задач.

Проблема возникает в правильном движении задач в алгоритме обработки, но, вроде бы решение уже созревает...

Это даст "дополнительное измерение".

Мои "революционные" пожелания дают возможность безграничного количества измерений. Причем рассматривался переход от текущей реализации приоритетов к раскраске задач по принадлежности к контексту. Но до реализации пока не дошло, поэтому предлагаю не отвлекаться на эту тему. Оказии надо решать сейчас... в текущих возможностях и ограничениях программы.

Alexxa, заявленные Вами "оказии" мне знакомы. И также борюсь с ними.

Пункты 5 и 7 (по-моему) зависят от количества задач в них. У меня один проект вынудил создать отдельные категории типа "Входящие", "Обдумать", "Вопрос", ... именно для конкретного проекта.

Чуть было не пошел в этом направлении. Внутрннее возмущение вызвал опыт программирования и алгоритмизации. В моем случае рабочие и домашние алгоритмы бизнес-цепочек расходились. Создавать частные решения очень не хочется, т.к. чувствую, что такая система развалится из-за внутреннего протеста и стремления к универсализации.

Вообще, реализация в ЛТ делегированных задач не обсуждалась. А, если обсуждалась, то - для сетевой версии.
А было бы неплохо пойти в эту сторону. Не только для бизнеса. Для дома - контроль за порученными заданиями тоже нужен.

Предполагается создание пользователем  категории "проверить" и назначению соотв. контакта?... Возможно, но не юзабельно.

Я пользуюсь решением, найденным у Кислого: наименование делегированной задачи начинается с имени (или другого обозначения) контрагента. Тогда задачи очень удобно располагаются в списке единой кучкой. Но надо выработать некоторую дисциплину чтобы всегда так оформлять задачи.